BỘ QUY TẮC ỨNG XỬ

ÁP DỤNG TRONG BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐIỆN 3

(Ban hành kèm theo Quyết định số 244/QĐ-EVNPMB3 ngày 31 /05/2019 của Giám đốc Ban quản lý dự án điện 3)

Điều 1. Mục đích

Xây dựng các quy tắc ứng xử và chuẩn mực hành vi để thống nhất áp dụng trong Ban Quản lý dự án Điện 3, phù hợp với Văn hóa doanh nghiệp của Tập đoàn Điện lực Việt Nam và Văn hóa Doanh nghiệp mà Ban đã cam kết.

Điều 2. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1.  Phạm vi điều chỉnh: Các quy tắc ứng xử và chuẩn mực hành vi ứng xử về đối nội và đối ngoại trong quá trình thực thi nhiệm vụ của Ban Quản lý dự án Điện 3 trong và ngoài cơ quan làm việc.

2.  Đối tượng áp dụng: Toàn thể cán bộ nhân viên của Ban Quản lý dự án Điện 3.

Điều 3. Thuật ngữ, định nghĩa và các từ viết tắt

Trong Quy định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1.  EVN: Tập đoàn Điện lực Việt Nam;

2.  Ban: Ban Quản lý dự án Điện 3;

3.  Ban Giám đốc: Giám đốc và các Phó Giám đốc;

4.  Lãnh đạo Phòng: Là Trưởng, Phó trưởng Phòng trong Ban;

5.  CBNV: Cán bộ nhân viên.

Điều 4. Các tài liệu liên quan

1.  Quyết định số 1314/QĐ-EVN ngày 09/12/2008 của EVN về việc ban hành Tài liệu Văn hóa Tập đoàn Điện lực Việt Nam;

2.  Các quy định và quy chế nội bộ áp dụng trong Ban Quản lý dự án Điện 3;

Điều 5. Quy tắc ứng xử nội bộ và ứng xử với bên ngoài

5.1. Quy tắc chung

Mỗi CBNV trong Ban phải có trách nhiệm tuân thủ một cách tự giác các chuẩn mực về Văn hóa của Ban đã được ban hành trong giao tiếp và công việc; các quy tắc ứng xử đối với EVN, cộng đồng, các bên quan tâm và đối với bản thân, để tạo nên một môi trường làm việc văn minh, chuyên nghiệp và thân thiện.

5.2. Quy tắc ứng xử nội bộ

1. Đối với đồng nghiệp:

- Tôn trọng và giúp đỡ lẫn nhau trong công việc và cuộc sống, đặt lợi ích của Ban trên lợi ích của cá nhân;

- Chân thành và thẳng thắn khi góp ý cho đồng nghiệp; không có thái độ gây khó khăn, cản trở, thiếu hợp tác khi phối hợp giải quyết công việc;

- Không né tránh đùn đẩy trách nhiệm cho đồng nghiệp; không ganh ghét, đố kỵ, lôi kéo bè phái gây mất đoàn kết nội bộ.

2. Cấp dưới đối với cấp trên:

- Có thái độ tôn trọng, lễ phép trong giao tiếp; không bình luận bàn tán những ý kiến tiêu cực về cấp trên; sự tôn trọng dành cho cấp trên được thể hiện qua lời nói, hành vi và ngay cả khi không có sự hiện diện của cấp trên;

- Khi báo cáo với cấp trên phải trung thực, chính xác, rõ ràng và phải có sự chuẩn bị trước; không được nói sai sự thật vì bất kỳ lý do gì;

- Khi làm việc với cấp trên, nếu cấp trên đang làm việc với đối tác hoặc người khác thì không tự ý xen ngang, nói trước khi chưa được hỏi; trong trường hợp có việc thật cần thiết thì phải báo cáo xin phép cấp trên cho phép trình bày trước, nếu được cấp trên cho phép thì mới được trình bày.

3. Cấp trên đối với cấp dưới:

- Cấp trên luôn tôn trọng cấp dưới và tạo mọi điều kiện tốt nhất để mỗi cá nhân phát triển và có cơ hội thăng tiến;

- Cấp trên sẵn sàng lắng nghe và tiếp thu các ý kiến góp ý từ cấp dưới tuy nhiên quyến quyết định là của cấp trên; phải có chế tài khen thưởng, kỷ luật công tâm, trung thực, công bằng; không có thái độ và hành vi trù dập nhân viên;

- Cấp trên phải gương mẫu trong thực thi nhiệm vụ; chỉ đạo, hướng dẫn chu đáo, cụ thể nhân viên thuộc quyền thực hiện công việc; công bằng trong phân công công việc và nhận xét, đánh giá thành tích, kết quả làm việc của cấp dưới.

5.3. Quy tắc ứng xử với bên ngoài

1. Đối với cộng đồng:

- Mỗi CBNV trong Ban phải có trách nhiệm của mình đối với cộng đồng nơi có dự án và nơi mình sinh sống; tôn trọng nền văn hóa, tín ngưỡng, tập quán của nhân dân trong vùng dự án hoặc cuộc sống của những người có thể bị ảnh hưởng bởi dự án;

- Sẵn sàng tham gia các hoạt động tài trợ, nhân đạo, bảo vệ môi trường để chia sẽ với cộng đồng và xã hội.

2. Đối với đối tác bên ngoài:

- Duy trì các mối quan hệ mà Ban đã xây dựng với các đối tác trên tinh thần tuân thủ luật pháp và tôn trọng quyền lợi giữa hai bên;

- Phải có thái độ nhã nhặn, niềm nở đúng mực khi tiếp xúc, chú ý lắng nghe và ghi nhận đầy đủ ý kiến của đối tác; khi được yêu cầu giải thích hoặc hướng dẫn thì phải rõ ràng, cụ thể, không tỏ thái độ hách dịch gây phiền hà cho đối tác; không được yêu cầu, đề xuất nhận quà tặng từ đối tác dưới bất kỳ hình thức nào;

- Khi làm việc với đối tác phải khôn khéo, không để tiết lộ thông tin ảnh hưởng bất lợi đến Ban và EVN; luôn khách quan và công tâm khi nhận xét đối tác, mọi nhận xét đánh giá phải có cơ sở và chứng cứ rõ ràng;

3. Đối với EVN:

- Phải luôn bảo vệ, giữ gìn uy tín và hình ảnh của EVN, các công ty con và đơn vị thành viên của EVN và của Ban;

- Luôn đặt lợi ích của EVN và của Ban lên trên lợi ích cá nhân trên cơ sở tuân thủ các quy định của Pháp luật, các quy chế quy định của EVN và của Ban.

4. Đối với cơ quan báo chí và truyền thông:

- Thực hiện theo đúng quy chế phát ngôn của EVN và của Ban;

- Chỉ có người có thẩm quyền mới được cung cấp cho báo chí và cơ quan truyền thông, thông tin phải đảm bảo tính trung thực và đúng quy định của pháp luật.

Điều 6. Các nghi thức ứng xử

6.1. Nghi thức chào hỏi

1. Chào hỏi

- Khi gặp cấp trên, người lớn tuổi thì nhân viên phải chào trước, Chủ nhà chào khách, thể hiện sự kính trọng lễ phép;

- Khi chào lưng phải thẳng, gật đầu chào, miệng cười, ánh mắt thân thiện. Nếu người được chào đang bận giao tiếp với người khác, thì có thể cười hoặc gật đầu.

2. Bắt tay

- Dùng tay phải để bắt tay, mắt nhìn thẳng người đối diện; Bắt tay lần lượt từng người theo thứ tự đến trước, đến sau, người cao tuổi hơn, người có chức vụ cao hơn;

- Bắt tay với tư thế bình đẳng, hữu nghị và tôn trọng lẫn nhau, chỉ nên siết nhẹ biểu hiện sự thân thiết.

3. Trao danh thiếp

- Danh thiếp luôn chuẩn bị sẵn để trao khi gặp đối tác, đưa danh thiếp bằng tay trái và nhận bằng tay phải; khi trao thì danh thiếp người trao phải thuận mặt người nhận. Trong quá trình trao danh thiếp, vừa cầm danh thiếp mình, vừa giới thiệu đối tác.

- Người tự giới thiệu đưa danh thiếp trước và đứng lên khi đưa; nếu cần thiết, có thể hỏi thêm thông tin bất kỳ thông tin gì chưa rõ trên danh thiếp;

- Khi nhận danh thiếp phải đọc kỹ, để vào sổ, túi áo hoặc trên bàn làm việc; không nên cho ngay vào túi quần.

6.2. Nghi thức giao tiếp qua điện thoại

1. Gọi điện thoại

- Phải chuẩn bị trước nội dung cần trao đổi; Nội dung trao đổi ngắn gọn, rõ ràng, cụ thể; nói chuyện từ tốn, âm lượng vừa phải;

- Khi có người cầm máy, phải có lời chào, xưng tên, chức danh, bộ phận làm việc và đề nghị được gặp người cần gặp;

- Kết thúc trao đổi, phải có lời cảm ơn, lời chào.

2. Nhận cuộc gọi và nghe điện thoại

- Nói chuyện qua điện thoại phải rõ ràng, từ tốn, âm lượng vừa phải; có lời cảm ơn, lời chào trước khi kết thúc cuộc gọi và đặt máy nhẹ nhàng;

- Khi nhận cuộc gọi phải có lời chào, xưng tên, chức danh bộ phận làm việc của mình;

- Nếu người gọi đến cần gặp đích danh mình thì trả lời đúng từng nội dung theo yêu cầu của người gọi; trường hợp người gọi cần gặp người khác hoặc nội dung không thuộc trách nhiệm của mình thì chuyển điện thoại hoặc hướng dẫn người gọi liên hệ đến đúng người cần gặp.

6.3. Nghi thức giao tiếp qua

Email

1. Tiêu đề

- Tiêu đề thư nên ngắn gọn;

- Tiêu đề nên thay đổi cho phù hợp với từng nội dung, để tránh bị nhầm lẫn giữa email cũ và email mới nếu nội dung đó có thay đổi, chỉnh sửa.

2. Cấu trúc email

Bất kỳ một email nào luôn được có 3 phần chính:

- Lời chào mở đầu: thể hiện sự tôn trọng, phép lịch sự của bạn với người nhận mail. Ví dụ: Dear anh/ chị…, Xin chào anh/chị..., Kính gửi anh/chị…

- Nội dung: trình bày vấn đề mà bạn muốn trao đổi và đưa ra ý kiến, đề nghị của mình, cần ngắn gọn, cô đọng, chia làm nhiều đoạn. Nếu có nhiều vấn đề cần trao đổi thì đánh số thứ tự hoặc xuống dòng cho từng vấn đề. Luôn kiểm tra chính tả và ngữ pháp để nội dung cần trao đổi chính xác nhất.

- Kết thúc: Cuối email sẽ là câu kết và cảm ơn họ đã quan tâm hoặc dành thời gian đọc mail, đồng thời mong sự phản hồi từ người nhận. Luôn kết thúc email bằng một câu chào hay lời chúc. Ví dụ: “Regards” hoặc Trân trọng hoặc Thân mến; Chúc bạn một ngày tốt đẹp…

3. Chữ ký

Luôn kết thúc email với tên, chức vụ, đơn vị công tác và các thông tin liên lạc như địa chỉ email, số điện thoại, fax, địa chỉ cơ quan.

4. Phản hồi email

Khi nhận được một email thì phải phản hồi ngay cho người nhận trong vòng 10 phút; nếu bạn chưa có thời gian trả lời theo nội dung yêu cầu thì phản hồi cho người gửi là bạn đã nhận được email của họ và hẹn thời gian bạn sẽ trả lời chính thức.

5. Font chữ dành cho email

Sử dụng thống nhất trong toàn Ban là Time New Roman, cở chữ 10, màu đen dành cho Thư gửi và Nội dung của Thư phản hồi.

6.4. Nghi thức giới thiệu, nghi thức cuộc họp

1. Nghi thức giới thiệu

- Giới thiệu người có địa vị thấp cho người có địa vị cao;

- Giới thiệu tên đi kèm theo chức vụ, vị trí công tác.

2. Nghi thức cuộc họp

- Phòng chủ trì phải đăng ký và thông báo thời gian, địa điểm cuộc họp trên lịch công tác tuần trước 2 ngày làm việc ( Trừ trường hợp cần họp gấp theo yêu cầu công việc);

- Đến trước cuộc họp bắt đầu từ 3-5 phút;

- Phải hiểu rõ những yêu cầu và nội dung cuộc họp; nếu thấy chưa rõ thì phải trao đổi với người có trách nhiệm tổ chức cuộc họp hoặc người chủ trì;

- Khi không tham gia cuộc họp với lý do chính đáng hoặc đến muộn phải thông báo với người tổ chức ngay khi có thể và trước khi cuộc họp được bắt đầu;

- Trong cuộc họp: tuân thủ quy tắc điều hành của người chủ trì; không nói chuyện riêng; chú ý lắng nghe ý kiến của người khác trước khi trình bày ý kiến của riêng mình, tránh ngắt lời người khác; điện thoại luôn đặt ở chế độ rung, chỉ nói khi đã ra khỏi phòng họp.

3. Vị trí ngồi trong buổi họp

a. Trong các buổi họp có đối tác ngoài Ban:

- Lãnh đạo Ban chủ trì ngồi vào ghế chủ tọa; đại diện phía đối tác ngồi đối diện với Lãnh đạo Ban chủ trì;

- Người quan trọng thứ hai của Ban ngồi phía bên phải của Lãnh đạo Ban chủ trì;

- Người quan trọng thứ hai của đối tác ngồi phía bên phải của đối tác;

- Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo theo thứ tự ưu tiên (ngồi phía bên phải quan trọng hơn phía tay trái). Bố trí bảng tên, chức vụ những nhân vật quan trọng;

- Trang phục dự họp: đồng phục của Ban dành cho các cuộc họp với đối tác nước ngoài, lãnh đạo chính quyền địa phương, lãnh đạo EVN và lãnh đạo các đơn vị thành viên EVN.

b. Trong các buổi họp nội bộ:

- Lãnh đạo Ban chủ trì ngồi vào ghế chủ toạ được bố trí ở trung tâm quay mặt ra hướng trung tâm của phòng họp;

- Người quan trọng ngồi ngay bên cạnh phía phải và trái của lãnh đạo. Các vị trí khác sắp xếp tiếp theo thứ tự ưu tiên theo nguyên tắc ngồi phía bên phải quan trọng hơn phía bên trái.

6.5. Nghi thức tổ chức tiệc chiêu đãi

1. Bố trí chỗ ngồi khi dự tiệc

- Chỗ ngồi trong tiệc chiêu đãi phải tương xứng với cương vị của khách mời dự tiệc; khách ngồi phải thoải mái, rộng rãi;

- Chủ tiệc ngồi ở vị trí trung tâm quay ra cửa để dễ quan sát;

2. Phong cách khi đi dự tiệc

- Trang phục: trừ khi có yêu cầu riêng, trang phục phải phù hợp với từng bữa tiệc, lịch sự, trang nhã, thoải mái tự tin trong giao tiếp;

- Ngồi ăn với tư thế đàng hoàng, tự nhiên, không để khuỷu tay trên bàn; trước khi ăn phải mời khách;

- Không dùng đũa, thìa, của mình để gắp thức ăn cho khách; không ép khách uống nhiều rượu, bia; bản thân không uống nhiều rượu bia, tuyệt đối không để say; không được nói to tiếng trong lúc ăn uống.

6.6. Nghi thức ngồi trên xe ô tô

1. Vị trí ngồi

Vị trí quan trọng thứ nhất ở hàng ghế thứ hai phía tay phải của lái xe, vị trí quan trọng thứ 2 ở phía tay trái của vị trí thứ nhất.

2. Quy định chỗ ngồi

- Người có chức vụ cao nhất ngồi ở vị trí quan trọng thứ nhất;

- Trường hợp có Lãnh đạo hai bên đi cùng xe: Lãnh đạo bên chủ nhà ngồi vị trí quan trọng thứ 2, Lãnh đạo bên khách ngồi vị trí quan trọng thứ nhất;

- Trong trường hợp đặc biệt: người có chức vụ cao nhất tự lựa chọn vị trí ngồi, tiếp đó là người quan trọng thứ 2; có thể xếp ba người ngồi ghế sau nhưng người ngồi giữa là người có chức vụ thấp hơn so với hai người ngồi bên cạnh;

- Khi đi taxi: người mời (hoặc người đón) ngồi ghế hàng trên bên cạnh lái xe để trả tiền. Lãnh đạo đoàn khách ngồi vị trí quan trọng thứ nhất;

- CBNV hoặc lái xe đi cùng có nhiệm vụ mở cửa xe khi Lãnh đạo bước lên và bước xuống xe.

6.7. Nghi thức đi thang máy

- Khi vào: xếp hàng bên phải, đợi người trong thang máy ra hết rồi người bên ngoài mới lần lượt bước vào thang máy;

- Khi ra: lần lượt ra thang máy phía bên phải, nhường cho người cao tuổi và lãnh đạo ra trước;

- Không chen lấn, xô đẩy khi ra - vào thang máy; không gọi điện thoại, không cười nói to khi đang ở trong cabin thang máy./.