Hóa đơn điện tử và những vấn đề có liên quan

1. Giới thiệu

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật. Hóa đơn là chứng từ xác nhận quan hệ mua - bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, thanh toán, quyết toán tài chính, xác định chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và các vấn đề khác theo quy định của pháp luật. Hóa đơn không phải là chứng từ kế toán thông thường mà là chứng từ “gốc” có giá trị pháp lý cao. Thông qua hóa đơn, doanh nghiệp dễ dàng hạch toán được các luồng hàng hóa, dịch vụ cũng như sự vận động của các luồng tiền, vốn trong kinh doanh; xác định đúng kết quả kinh doanh, lãi, lỗ của doanh nghiệp; thực hiện tốt các quy định của Luật Thuế và làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước. Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho thấy, một số doanh nghiệp đang có những sai phạm khi sử dụng hóa đơn, ví dụ như: Bán hàng không lập hóa đơn; không kê khai doanh thu; không ghi đầy đủ hoặc ghi sai các yếu tố trên hóa đơn như địa chỉ, mã số thuế... Những sai phạm trên làm cho việc quản lý thuế gặp rất nhiều khó khăn. Năm 2010, Chính phủ ban hành Nghị định số 51 đã có quy định về hóa đơn điện tử. Việc bổ sung hình thức hóa đơn này có ý nghĩa quan trọng tạo cơ sở pháp lý để các doanh nghiệp hiện đại hóa công tác quản trị doanh nghiệp và phù hợp với sự phát triển của xã hội.

Trong nội dung bài viết này, tác giả bàn về những thuận lợi của việc áp dụng hóa đơn điện tử, lộ trình áp dụng tại Việt Nam và các vấn đề doanh nghiệp cần chuẩn bị trước thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử và những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

2.1. Khái niệm hóa đơn điện tử

Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 hướng dẫn về phát hành, khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng, cung ứng dịch vụ:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa; cung ứng dịch vụ; được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.”.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

2.2. Những lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Thứ nhất, với doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử có một số lợi ích sau đây:

- Tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian, đảm bảo an toàn, tiện lợi và quản lý dễ dàng: Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí như: tiết kiệm chi phí mua hóa đơn, chi phí vận chuyện giảm; giảm chi phí liên quan đến quy trình phát hành hóa đơn; không mất thời gian chờ đợi hóa đơn - vì kế toán chỉ mất từ 3-5s để xuất hóa đơn và khách hàng nhận được ngay sau đó; không mất không gian để tiến hành lưu trữ hóa đơn như hóa đơn giấy; giảm các chi phí liên quan đến việc tranh chấp hóa đơn; việc lưu trữ hóa đơn an toàn, bảo mật hơn, không lo cháy, mất hay hỏng hóa đơn và doanh nghiệp có thể tiến hành lưu trữ vĩnh viễn; doanh nghiệp quản lý và theo dõi hóa đơn một cách dễ dàng và tiện lợi do có thể lập, tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi trên mọi thiết bị điện thoại và máy tính, do đó, giúp công việc của kế toán nhanh chóng và hiệu quả hơn.

- Doanh nghiệp tuân thủ các thủ tục hành chính thuế dễ dàng hơn, tiết kiệm hơn: khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì các thủ tục hành chính thuế cũng được thực hiện điện tử. Doanh nghiệp không cần phải đăng ký mẫu hóa đơn điện tử, không cần gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn - vì phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian lập tờ khai thuế GTGT - vì phần mềm tạo hóa đơn tự động liên kết chuyển số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng (tích hợp hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán).

- Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp mua, người mua (gọi chung là khách hàng) sẽ thấy “yên tâm” hơn, do họ có thể kiểm tra được các thông tin của nhà cung cấp trên hệ thống của cơ quan thuế, hạn chế được tình trạng hóa đơn giả, hóa đơn bất hợp pháp,…

Thứ hai, đối với các cơ quan quản lý. Khi các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế sẽ có hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ về hóa đơn để phục vụ cho việc thanh, kiểm tra thuế và phân tích rủi ro về thuế của các doanh nghiệp. Không những vậy, nó còn giúp hạn chế được việc xuất hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích do khi cán bộ thuế nhập thông tin về các doanh nghiệp này thì phần mềm sẽ tự động dừng không cho phép xuất hóa đơn; và giảm thời gian, thủ tục hành chính khi các cơ quan quản lý khác của Nhà nước cần kiểm tra đối chiếu hóa đơn.

Thứ ba, đối với xã hội. Việc các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ khắc phục được tình trạng sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, hóa đơn khống,… giúp bảo vệ lợi ích hợp pháp của người tiêu dùng, của khách hàng do họ được sử dụng các hàng hóa có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng; các giao dịch được thực hiện minh bạch; tạo môi trường kinh doanh lành mạnh cho các doanh nghiệp; hoàn thiện chương trình thương mại điện tử, bán hàng qua mạng, giao hóa đơn qua mạng,…

3. Tình hình sử dụng hóa đơn ở một số nước trên thế giới và bài học cho Việt Nam

Việc áp dụng hóa đơn điện tử trong bán hàng, cung ứng dịch vụ đã và đang được thực hiện tại nhiều quốc gia trên thế giới. Theo báo cáo kinh nghiệm quốc tế về áp dụng hóa đơn điện tử năm 2017 của Tổng cục Thuế, việc sử dụng hóa đơn điện tử của một số nước cụ thể như sau:

- Liên minh châu Âu là một trong những nơi áp dụng hóa đơn điện tử sớm, tuy nhiên tỷ lệ áp dụng hóa đơn điện tử giữa các quốc gia thành viên lại có sự khác biệt. Các nước tiên phong thực hiện hóa đơn điện tử là Thụy Điển, Đan Mạch, Phần Lan… Một số nước khác ở châu Âu đã sử dụng hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp của họ ngay cả khi cộng đồng châu Âu chưa áp dụng việc sử dụng này một cách rộng rãi. Từ năm 2002, Ủy ban châu Âu đã thực hiện mục tiêu sử dụng hóa đơn điện tử trong Kế hoạch Hành động châu Âu và sau đó triển khai trong Nhóm Chuyên gia Ủy ban châu Âu nhằm mục tiêu phát triển Cơ cấu tổ chức Hóa đơn điện tử tại châu Âu (EEI) giai đoạn 2008 - 2009. Năm 2014, Liên minh châu Âu đã ban hành một số chỉ thị yêu cầu các cơ quan chính quyền ở 28 quốc gia thành viên sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch giữa doanh nghiệp và Chính phủ.

- Tại châu Á, ở Singapore, Chính phủ nước này đã đưa hóa đơn điện tử vào triển khai từ năm 2003. Năm 2008, Chính phủ đã yêu cầu các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho Chính phủ bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp tại đất nước này cũng đã và đang sử dụng rộng rãi hình thức này.

- Ở Hàn Quốc, năm 2008, cơ quan thuế thiết lập tổ công tác nghiên cứu triển khai hóa đơn điện tử, và đến năm 2011, các doanh nghiệp có tư cách pháp nhân bắt buộc phải tham gia. Năm 2012, các cá nhân kinh doanh có doanh thu lớn hơn 20 tỷ VND (1 triệu KRW)/năm bắt buộc phải phát hành hóa đơn thuế điện tử. Đến năm 2014, mở rộng việc bắt buộc phát hành hóa đơn thuế điện tử tới cá nhân có doanh thu lớn hơn 5,7 tỷ VND (300.000 KRW).

- Tại Đài Loan, hóa đơn điện tử được áp dụng thí điểm vào năm 2000 tại Trung tâm Dữ liệu và được áp dụng rộng rãi từ năm 2006. Một đầu tàu kinh tế khác của châu Á là Trung Quốc đang trong lộ trình xây dựng ngành thuế điện tử theo chiến lược số hóa quốc gia.

- Ở các nước Mỹ La tinh, Mexico cũng là một quốc gia áp dụng rộng rãi hóa đơn điện tử. Năm 2010, mô hình xuất hóa đơn điện tử qua Internet (CFDI) được công bố. Năm 2011, các công ty có doanh thu lớn hơn 4 triệu peso phải áp dụng CFDI. Năm 2014, Mexico triển khai bắt buộc áp dụng CFDI với các công ty có doanh thu từ 250,000 peso trở lên.

Như vậy có thể thấy, ngay cả các nước có nền kinh tế và công nghệ phát triển, hóa đơn điện tử cũng không được triển khai đồng loạt cho mọi đối tượng hay mọi loại hình doanh nghiệp. Qua đó, có thể rút ra những kinh nghiệm cho lộ trình áp dụng tại Việt Nam như sau:

Thứ nhất, cần yêu cầu doanh nghiệp, người dân, cơ quan tổ chức liên quan tiếp nhận thông tin về hóa đơn điện tử một cách đầy đủ, tường tận nhất. Từ đó, tác động vào tâm lý để thay đổi nhận thức của xã hội đối với hóa đơn điện tử. Trong thời gian này có thể lựa chọn, chỉ định một số doanh nghiệp áp dụng thí điểm hóa đơn điện tử.

Thứ hai, cơ quan quản lý nhà nước, cụ thể là Tổng cục Thuế, cần xây dựng hạ tầng kỹ thuật (xây dựng Trung tâm dữ liệu tại Tổng cục Thuế để tiếp nhận thông tin, dữ liệu về hóa đơn điện tử của doanh nghiệp gửi đến) đảm bảo kết nối để tiếp nhận thông tin về hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp. Cơ sở dữ liệu này sẽ giúp cơ quan thuế quản lý chặt chẽ doanh thu, thuế đầu ra của các doanh nghiệp bán hàng; việc kê khai khấu trừ thuế đầu vào của các doanh nghiệp mua hàng, đóng vai trò quan trọng trong quản lý thuế. Đồng thời, cũng cần xây dựng các website hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc lập hóa đơn điện tử,…

Thứ ba, liên tục tiếp nhận và hoàn thiện những hạn chế, bất cập của chính sách do mới được ban hành.

 Việc thực hiện triển khai theo lộ trình sẽ giúp cơ quan quản lý phát hiện và khắc phục những vướng mắc để sửa đổi một cách hoàn thiện và triệt để hơn.

4. Lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Năm 2010, Chính phủ ban hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ với nội dung cơ bản là phát hành, sử dụng hóa đơn giấy nhưng đã có quy định về hóa đơn điện tử (Điều 7, Nghị định này) - việc bổ sung hình thức hóa đơn này phù hợp với sự phát triển của xã hội.

Ngày 14/3/2011, Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Ngày 23/6/2015, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 1209/QĐ-BTC về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, kèm theo đó là có các quy định về việc thí điểm này. Quy định này hướng dẫn về việc tạo, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ đối với các doanh nghiệp, cơ quan thuế thực hiện thí điểm.

Ngày 14/12/2016, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 2660/QĐ-BTC về việc gia hạn thời gian thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BCT ngày 23/06/2015.

Ngày 12/09/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, đây là hành lang pháp lý quan trọng trong việc triển khai hóa đơn điện tử. Theo Nghị định này, thời hạn bắt buộc các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh hoàn tất chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã được ấn định là ngày 1/11/2020. Tổng cục Thuế, các Cục và Chi cục Thuế ở các địa phương đều đã và đang triển khai nhiều hoạt động tuyên truyền, hỗ trợ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế để hoàn thành mục tiêu trên.

Ngày 30/9/2019, Bộ Tài chính chính thức ban hành Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Theo đó, 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử theo lộ trình đã được quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, hạn cuối vào ngày 01/11/2020.

Có thể thấy, quá trình triển khai sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam theo lộ trình khá dài và phù hợp với mô hình áp dụng hóa đơn điện tử của một số nước: Đầu tiên, đó là đưa khái niệm và các thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử cho các tổ chức, cá nhân biết; trong thời gian này cơ quan thuế xây dựng cơ sở hạ tầng đảm bảo kết nối, tiếp nhận và xử lý thông tin về hóa đơn điện tử; các Bộ, ban ngành ban hành các cơ chế chính sách phù hợp với tình hình phát triển và thực trạng nền kinh tế hiện nay. Sau đó, lựa chọn một số doanh nghiệp để triển khai thí điểm hóa đơn điện tử; các Bộ, ban, ngành tiếp tục thực hiện tuyên truyền, có các biện pháp hỗ trợ doanh nghiệp để khuyến khích việc sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi triển khai thí điểm, các Bộ, ban, ngành nêu các vấn đề tồn tại, hạn chế phát sinh để kịp thời sửa đổi bổ sung hoàn thiện các cơ chế chính sách về hóa đơn điện tử sao cho phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý.

Hình 1: Tóm tắt lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Nguồn: Tổng hợp theo các văn bản pháp luật

5. Các doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử?

Chỉ còn hơn 6 tháng nữa sẽ tới thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, do đó các doanh nghiệp nên chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất và con người để áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng bị động hay rủi ro chậm trễ đăng ký hóa đơn điện tử.

Theo Điều 6 Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 để sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần đáp ứng những điều kiện cơ bản sau đây:

- Có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử như: có máy tính, có mạng internet…

- Có phần mềm hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp.

Sau đó, để sử dụng được hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần:

- Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử: Trước đó, doanh nghiệp phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này.

- Phát hành hóa đơn điện tử: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

- Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

- Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn và giao dịch với cơ quan thuế.

6. Kết luận

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân trong thời gian tới cần xem xét và chuẩn bị điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử của khách hàng… để triển khai phát hành hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Đồng thời cần chuẩn bị một nguồn nhân lực có chuyên môn tốt, trình độ tin học khá để có thể sử dụng hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và cuối cùng là lựa chọn “nhà cung cấp” hóa đơn điện tử. Bên cạnh đó, Tổng cục Thuế cần tổ chức nhiều hơn các buổi tập huấn, ban hành các văn bản pháp luật để hỗ trợ doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn về chính sách thuế và hoàn thiện hệ thống quản lý thuế điện tử.

Sưu tầm:

https://tapchicongthuong.vn/bai-viet/hoa-don-dien-tu-va-nhung-van-de-co-lien-quan-72431.htm