Chuyển đổi số là xu hướng tất yếu mà các doanh nghiệp phải thực hiện để theo kịp sự phát triển của thời đại. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang chần chừ, duy trì cách làm truyền thống vì cho rằng chuyển đổi số là tốn kém hoặc không biết nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu. Trong bài viết này, EasyCA sẽ chia sẻ với anh chị kế toán và chủ doanh nghiệp phương thức đơn giản để chuyển đổi số cho bộ phận kế toán.

Chuyển đổi số là gì?

Hiện nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về chuyển đổi số. Hiểu một cách đơn giản, chuyển đổi số là quá trình tích hợp thành tựu công nghệ kỹ thuật số vào hoạt động của doanh nghiệp và thay đổi cách làm việc thông thường của doanh nghiệp nhằm mục đích tăng năng suất lao động và tạo ra nhiều giá trị có ích cho xã hội.

Ở nước ta, khi nhắc tới chuyển đổi số, nhiều người thường nhầm lẫn với việc số hoá. Tuy nhiên, số hoá chỉ là một phần của chuyển đổi số. Số hoá là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ các định dạng thông thường sang định dạng kỹ thuật số. Còn chuyển đổi số bao gồm cả chuyển đổi dữ liệu sang dạng kỹ thuật số và phân tích, biến đổi các số liệu đó để nâng cao giá trị tạo ra. Như vậy, chuyển đổi số bao gồm cả số hóa.

Bộ phận kế toán thực hiện chuyển đổi số như thế nào?

Quá trình chuyển đổi số đã được một số doanh nghiệp tiên phong thực hiện vài năm trước và hiện nay đang trở thành một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp. Quy trình làm việc thông thường rườm rà, thiếu hiệu quả được áp dụng chuyển đổi số sẽ được tinh gọn, nhanh chóng hơn. 

Đối với bộ phận kế toán, do công việc mang tính chất đặc thù cần làm việc với tài liệu, giấy tờ nhiều nên quá trình chuyển đổi số cũng có những khác biệt. Dưới đây là một số gợi ý tới anh chị kế toán và chủ doanh nghiệp khi ứng dụng chuyển đổi số với bộ phận kế toán:

Số hoá và lưu trữ tài liệu trên nền tảng đám mây

Thay vì lưu trữ văn thư, sổ sách kế toán trên sổ ghi như trước đây, anh chị có thể bắt đầu số hoá tài liệu sang định dạng văn bản lưu trữ trên máy tính, trên server đám mây của doanh nghiệp. 

Điều này giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu tốt hơn và anh chị cũng có thể dễ dàng tra cứu tài liệu hơn so với trước đây. Thao tác số hoá này sẽ giúp anh chị kế toán tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức tra cứu, phục hồi tài liệu (trong trường hợp bị mất). Từ đó, chất lượng công việc được cải tiến hơn.

Ứng dụng các phương pháp làm việc từ xa

Hiện nay, các nghiệp vụ kê khai thuế đã có thể thực hiện từ xa trên các hệ thống phần mềm của cơ quan thuế. Bộ phận kế toán cần ứng dụng tối đa năng suất của phần mềm và hệ thống trực tuyến để giảm tải áp lực kê khai tại cơ quan thuế. Đồng thời, việc này cũng giúp bộ phận kế toán nâng cao năng suất làm việc.

Sử dụng bộ phần mềm chuyển đổi số dành riêng cho kế toán

Nhằm nâng cao năng suất làm việc của bộ phận kế toán, Softdreams đã nghiên cứu và phát triển bộ giải pháp phần mềm giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả, nhanh chóng và tiết kiệm. Thay vì làm việc theo phương thức cũ, phải giải quyết nhiều giấy tờ và sổ sách với thời gian rườm rà, anh chị đã có thể